اصول رفتار بین المللی

تشریفات شامل مجموعه ای از رفتارها و عاداتی است که از نظر اجتماعی و ملی و بین المللی توسط اکثر کشورها و ملل پذیرفته شده و با توجه به نوع میهمان و محیط، انواع خاصی از ان به کار گرفته میشود. علاوه بر این، این تشریفات میتواند با توجه به فرهنگ کشورها متفاوت بوده و در اکثر موارد، برای میهمان های بین المللی به آموزش نیاز دارد.  
گاهی اوقات، به نظر میرسد که این تشریفات جنبه تجمل گرایی پیدا کرده و بنابراین، از نظر بسیاری از افراد پذیرفته نیست در حالیکه، ما برای استقبال و پذیرایی از میهمان هایی که وارد کشور میشوند به این تشریفات نیاز داریم تا بتوانیم با دیگر کشورها بهتر ارتباط برقرار کرده و مانع از هر گونه سو تفاهم بشویم. همچنین، افرادی که گواهینانه مدیریت تشریفات داشته باشند، بیشتر به این تشریفات تسلط داشته و میتوانند برای مناسبات رسمی کمک کننده باشند. 
سرفصل های این مقاله شامل شامل تشریفات چیست، ضرورت اصول تشریفات، آموزش مدیریت تشریفات با استفاده از نرم افزارهای کاربردی، دوره مدیریت تشریفات با استفاده از نرم افزارهای کاربردی ، مدرک مدیریت تشریفات با استفاده از نرم افزارهای کاربردی ، گواهینامه مدیریت تشریفات با استفاده از نرم افزارهای کاربردی ، شرح وظایف میزبان، اصول رفتار بین المللی، تشریفات در روابط عمومی و مدیر تشریفات هتل هستند. 

ضرورت تشریفات

تشریفات دارای قواعد و اصولی بوده که اکثرا بین المللی و ملی هستند و ضرورت رعایت آنها مخصوصا در دیدارهای رسمی کاملا مشخص و هویدا است. علاوه بر این، ضرورت تشریفات، به واسطه ارتباط بسیار نزدیک کشورها و ملل از بین نرفته و همچنان باید رعایت شوند و در غیر این صورت، باعث طرد شدن آن کشور خواهد شد. 
علاوه بر این، اصول تشریفات ، از قبل تعیین شده و همزمان با پیشرفت جوامع باید تغییرات جدی در آنها ایجاد شده و گاهی مطابق با فرهنگ کشورهای مقصد مشخص و اجرا شود تا آنها متوجه آگاهی کشور مبدا نسبت به فرهنگ کشور مقصد شده و ارتباط بین این دو، بیش از پیش محکم و دوستانه شود. 

آموزش مدیریت تشریفات با استفاده از نرم افزارهای کاربردی

تشریفات، از جمله کارهایی است که انجام آن مخصوصا در محل رسمی و در مناسبات مهم، از اهمیت خاصی برخوردار است و در صورتی که به بهترین نحو انجام شود میتواند احساس خوبی در دیگران ایجاد کند. بنابراین، افرادی که به عنوان مسئول تشریفات انتخاب میشوند باید گواهینامه مدیریت تشریفات با استفاده از نرم افزارهای کاربردی داشته و بر انواع اصول آن مسلط باشند تا بتوانند اینکار را طبق اصول تاییده شده آن انجام دهند.  
در راستای آموزش تشریفات رسمی و سازمانی، مرکز آموزش  فن پردازان، دوره آموزشی آموزش مدیریت تشریفات را برای دانش پذیران علاقمند به این حیطه معرفی و ارایه کرده است. دوره مدیریت تشریفات با استفاده از نرم افزارهای کاربردی  به دانش پذیران امکان میدهد تا از تمام توانایی های بالقوه خود در جهت یادگیری اصول تشریفات استفاده نموده و تجارب مفیدی در ان زمینه کسب کرده در موارد لازم از آنها استفاده کنند. 
علاوه بر این، این مرکز در پایان دوره به دانش پذیرانی که در آزمون آنلاین نمره حد نصاب کسب کرده باشند ، مدرک مدیریت تشریفات با استفاده از نرم افزارهای کاربردی  اعطا میکند. قابل ذکر است که این مدرک مور تایید وزارت علوم، تحقیقات و فناوری بوده و در همه موقعیت های شغلی و دولتی قابل استناد است  و البته برای مهاجرت به کشورهای همسایه نیز مفید خواهد بود. 

شرح وظایف میزبان

میزبان ، فردی است که در هتل ها مسئولیت پذیرایی را برعهده داشته و البته داشتن دانش و تخصص در این زمینه موجب میشود تا حرفه ای تر به نظر رسیده و برای انواع مراسم های رسمی انتخاب شود. علاوه بر این، این میزبان وظایفی برعهده دارد که باید به بهترین نحو انجام دهد تا رضایت میهمان ها جلب شود. بنابراین، شرح وظایف میزبان میتواند شامل : 
داشتن مهارت های ارتباطی کافی برای دیدار و ارایه خدمات به میهمان ها
مطرح کردن مشکلات احتمالی با مدیریت و رفع کردن آنها پیش از حضور میهمان ها
مشورت با مدیریت تشریفات برای ارایه بهتر خدمات تشریفات
آماده کردن تجهیزات لازم و ضروری برای پذیرایی از میهمان ها
کسب اطلاعات لازم برای نحوه برخورد با انواع میهمان ها

اصول رفتار بین المللی

غالبا، اصول رفتار بین المللی برای محیط ها و موقعیت های مختلف تعیین شده و افراد و یا شخصیت های علمی و یا سیاسی که به کشورهای خارجی سفر کرده و یا میهمان خارجی دارند، باید بدانند که در هر موقعیتی چگونه رفتار کنند. به عنوان مثال، افرا باید بدانند که در ابتدا چگونه خود را به یک مسئول رسمی که از خودشان بالاتر و یا پایین تر است معرفی کرده و درجه علمی خود را بیان کنند. 
همچنین، این افراد باید از نحوه پوشش قابل قبول انواع کشورها اطلاع پیدا کرده و در صورت مذهبی بودن آن کشور، به این مساله مهم نیز دقت کافی داشته باشند. در کل، وارد شدن به یک کشور و یا پذیرایی و استقبال از یک میهمان منوط به آگاهی از انواع آداب و رسوم کشور ها و اجرای آنها به صورت رسمی و پذیرفته شده است. قابل ذکر است که در صورت داشتن جمعی از میهمان خارجی، همه گروه استقبال کننده باید به صورت هماهنگ مراسم تشریفات را انجام دهند. 

تشریفات در روابط عمومی

اصولا، بین تشریفات و روابط عمومی تفاوت هایی وجود دارد که از جمله آنها این است که، روابط عمومی بیشتر حالت کلامی داشته در حالیکه، تشریفات یک ارتباط غیر کلامی مستقیم است که تاثیر زیادی بر مخاطب داشته و معمولا فراتر از یک ارتباط ساده است بنابراین، باید حتما از قبل برای ان برنامه ریزی کرده و ترتیب آنها را بررسی کرد تا بعدا مشکلی پیش نیاید.  
همچنین، مسئولیت تشریفات در روابط عمومی برعهده، کارشناس های تشریفات است و آنها باید سعی کنند از قبل زمینه و ابزار لازم برای استقبال از میهمان ها را فراهم کرده و در صورت وجود هر گونه کمبود و یا عیب و نقص ، انها را رفع و رجوع نموده و از مهماندارها و یا میزبان هایی استفاده کنند که به یک زبان خارجی تسلط داشته و میتوانند به خوبی از میهمان ها پذیرایی کنند و امکانات رفاهی را برایشان فراهم نمایند. 
این فعالیت ها از اهمیت فوق العاده ای برخوردار بوده و در پایان کار نیز باید گزاش کارها به صورت مکتوب به مدیران ارشد تحویل داه شود تا هم کیفیت و کمیت کار ارزیابی شود و هم در صورت وجود نقص، آنها را برطرف نموده تا در موارد بعدی تکرار نشوند.  

مدیر تشریفات هتل

مدیر تشریفات هتل، یکی از نقش های مهم وکلیدی یک رستوران محسوب شده و میتواند در شهرت و اعتبار یک هتل تاثیر زیادی داشته باشد. غالبا، مدیر تشریفات هتل باید نسبت به میزبان هتل دانش و تخصص بیشتری داشته و با حسن سلیقه و ابتکارات خود به نحوی از میهمان ها پذیرایی کند، که آنها را جذب کرده و ترغیب نماید که باز هم به همان هتل مراجعه کنند زیرا ملاک کیفیت و برتری یک هتل از دیدگاه بسیاری از میهمانها ، نحوه پذیرایی است. 
بنابراین ، فردی که برای این سمت انتخاب میشود باید بتواند مسئولیت انجام تمام تشریفات در موقعیت های مختلف را پذیرفته و و ظایف خود را به نحو شایسته ای انجام دهد. قابل ذکر است که یک مدیر تشریفات باید بربخش های آشپزخانه، سالن ها، تریا ها و... نظارت داشته و بتوان تاثیر و کارایی پذیرایی را بررسی کرده و میزان رضایت میهمان ها را ارزیابی کند.