ساختار سازمانی
انتخاب بهترین ساختار سازمانی برای شرکت، بخش یا یک گروه را می‌توان همانند انتخاب یک ماشین جدید دانست. وقتی به دنبال خرید ماشین هستیم، در درجه اول به دنبال وسیله‌ای مناسب برای جاده هستیم. وسیله‌ای که بتواند افراد سرنشین را بدون مشکل از محلی به محل دیگر برساند. ساختار سازمانی نیز مانند یک ماشین، وسیله ای است تا اهداف کارمندان و کارگزاران را به آسانی برآورده کند. در این مقاله ابتدا به این می‌پردازیم که ساختار سازمانی چیست و سپس در ادامه پس از بررسی تعریف ساختار سازمانی، به دلیل اهمیت و انواع ساختار سازمانی می‌پردازیم.
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی سیستمی است که به واسطه آن قوانین سازمان، وظایف کارکنان و مسئولیتهای آنها تعیین میشود، تا در نهایت سازمان به اهداف خود برسد. همچنین ساختار سازمانی نحوه تبادل اطلاعات بین سطوح درون شرکت را نیز تعیین میکند. برای مثال، در ساختار سازمانی متمرکز، تصمیمات از افراد با پست بالاتر به زیردستان انتقال می‌یابد، در حالی که در ساختار سازمانی غیر متمرکز، قدرت تصمیم گیری در سطوح مختلف سازمان پخش میشود. با یک ساختار سازمانی، شرکت‌ها کارآمد و متمرکز باقی می‌مانند.
دلیل اهمیت ساختار سازمانی
یکی از مهمترین فاکتورهایی که باعث متمایز شدن کسب و کارهای کوچک از کسب و کارهای بزرگ میشود، اجرای ساختار سازمانی در آن تجارت است. ساختار سازمانی برای هر شرکت در حال توسعه مهم است تا بتواند به راهنمایی و شفاف سازی در رابطه با موارد مربوط به منابع انسانی مانند اختیارات مدیریتی بپردازد.
راهنمایی گرفتن از هدف سازمانی
ساختار سازمانی برای کارکنان، با تنظیم روابط گزارش رسمی که گردش کار شرکت را کنترل میکند، مانند یک راهنما عمل میکند. و همچنین باعث اضافه شدن موقعیت‌های جدید به شرکت میشود و ابزاری آماده و قابل انعطاف برای رشد شرکت فراهم میکند.
اهمیت گزارش‌دهی
در صورت نبودن ساختار سازمانی، کارکنان شرکت برای اینکه بدانند در شرایط مختلف به چه کسی به طور رسمی گزارش دهند دچار مشکل می‌شوند. ساختار سازمانی با شفاف سازی برای کارمندان، مانند یک نقشه راه عمل میکند و باعث افزایش کارایی موثر در همه سطوح شرکت میشود.
رشد و توسعه
با رشد یک شرکت، ساختار سازمانی آن نیز باید تکامل پیدا کند. هنگامی که در یک شرکت گزارشات متعدد همزمان به رئیس بخش ارجاع میشود تا به هر یک از کارکنان جهت لازم برای اجرای اوامر را بدهند، لایه‌های مدیریتی زیادی ایجاد میشود
انجام وظایف به طور موثر
یک ساختار سازمانی با طراحی درست، باعث تسهیل در تکمیل پروژه‌ها میشود. مدیران پروژه‌ها با شناخت بهتر از منابع انسانی سازمان، وظایف هر بخش و قابلیت‌های اعضای تیم را شناسایی و تعیین می‌کنند.
مروری بر انواع ساختار سازمانی
از دیگر انواع ساختارسازمانی می‌توان به ساختار مدور، تیمی، و شبکه ای اشاره کرد که در ادامه به شرح مختصری از انواع ساختار سازمانی می‌پردازیم:
ساختار وظیفه‌ای
ساختار وظیفه‌ای یا بوروکراتیک یک شرکت را براساس تخصص نیروی کارش تقسیم‌بندی میکند. بیشتر کسب و کارهای کوچک یا متوسط ساختار وظیفه‌ای را در سازمان پیاده می‌کنند. بخش‌های بازاریابی، فروش، و بهره‌برداری معمولا بخش‌های این ساختار را تشکیل می‌دهند.
ساختار تقسیمی یا چند قسمتی
یکی دیگر از انواع ساختار سازمانی، ساختار چند قسمتی است که در بیشتر شرکت‌های بزرگ با واحدهای کسب و کار رایج است. شرکتی که از این روش استفاده میکند، تیم رهبری خود را بر اساس محصولات، پروژه‌ها یا شرکت‌های تابعه خود تشکیل می‌دهد. برای مثال شرکت Johnson & Johnson (شرکت تولید دارو، تجهیزات پزشکی، لوازم آرایشی و همچنین خدمات بسته‌بندی کالاهای مصرفی) با هزاران محصول و خطوط کاری، ساختار سازمانی خود را طوری تشکیل می دهد که هر واحد تجاری به عنوان شرکت مجزا با ریاست مجزا عمل میکند. این تقسیم‌بندی می‌تواند بجز تخصص، تقسیم‌بندی از نظر جغرافیایی نیز باشد. مثلا یک شرکت جهانی، به بخش آمریکای شمالی و یک بخش اروپایی تقسیم شود.
ساختار مسطح
ساختار مسطح یا ساختار افقی، که نسبتا ساختار جدیدتری است، در بین بسیاری از استارت آپ‌ها رایج است. همانطور که از نامش پیداست، به شکل افقی زنجیره دستورات بین کارمندان انجام میشود یعنی بجای اینکه صرفا از سوی مدیریت اوامر مطرح شوند، به کارکنان استقلال کافی داده میشود. نکته مثبت این ساختار این است که این روش منجر به سرعت اجرا بالا در سازمان میشود.
ساختار تیمی
همانند ساختار وظیفه‌ای و تقسیمی، سازمان‌های تیمی، به گروه‌های به هم پیوسته متشکل از کارکنان تقسیم میشود که اهداف و وظایف خاصی را دارند اما هر تیم، یک واحد است که خود شامل رهبر و کارگران است.
ساختار ماتریسی
یکی دیگر از انواع ساختار سازمانی، ساختار ماتریس است که پیچیده‌ترین و گیج کننده‌ترین نوع ساختار است و کمتر در بین شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این ساختار کارمندان بین مافوق‌های مختلف، بخش‌های مختلف و یا تقسیم‌بندی‌های مختلف ماتریس می‌شوند یعنی به هم پیوند داده می‌شوند. مثلا ممکن است کارمند هم در بخش فروش و هم در قسمت خدمات مشتری انجام وظیفه کند.
ساختار مدور
سازمان‌هایی با ساختار مدور، سلسله مراتبی هستند اما به این دلیل به آنها مدور گفته میشود که کارمندان با درجه بالاتر و مدیران در مرکز سازمان قرار می‌گیرند و کارکنان و کادر سازمان به شکل حلقه هایی که از مرکز دستور می‌گیرند در اطراف آنها قرار دارند. هدف از این ساختار سازمانی، ایجاد ارتباطات آزاد و همکاری بین مقام‌های مختلف است.
ساختار شبکه ای
و در آخر ساختار شبکه ای، پیمانکاران و فروشندگان شخص ثالث را سازماندهی می‌کنند تا وظایف مهم و کلیدی خاصی را انجام دهند. در این نوع از ساختار سازمانی، معمولا یک نمایندگی مرکزی نسبتا کوچک دارند با دفاتر ماهواره‌ای که در مناطق جغرافیایی گوناگون پراکنده اند و شرح وظایف کلیدی آنها به شرکت‌ها و مشاوران دیگر محول شده است.
منظور از سازمان ساختاری متمرکز و غیرمتمرکز چیست؟
یک ساختار سازمانی، اصولا به دو صورت متمرکز و غیرمتمرکز تعریف میشود. سازمان‌ها به شکل سنتی، رهبریت متمرکز و زنجیره‌های دستوری تعریف شده، داشتند. برای مثال ارتش، به داشتن ساختار سازمانی متمرکز و سلسله مراتب طولانی از زیردستان و مافوق معروف است. در سیستم سازمانی متمرکز، مسئولیتهای همه افراد بسیار واضح است. وظایف زیردستان انجام وظیفه با راهنمایی مافوق است.
اخیرا با افزایش استارتاپ های فناوری، روز به روز سازمان‌های بیشتری به بکارگیری ساختار غیر متمرکز روی می‌آورند. شرکت‌ها پرسرعت، سریع العمل و سازگار باقی می‌مانند و همچنین هرکارمندی سطح بالای نمایندگی شخصی را خواهد داشت. همانطور که قبلا هم عنوان کردیم. شرکت Johnson & Johnson به استفاده از ساختار غیر متمرکز مشهور است. به عنوان یک شرکت بزرگ با بیش از 200 واحد و برند تجاری که گاهی در صنعت‌های کاملا متفاوت عمل می‌کنند، هر واحد به صورت مستقل فعالیت می‌کنند. هرچند که گاهی در شرکت‌های غیرمتمرکز سلسله مراتب وجود دارد و دستورات از جانب مراتب بالاتر به سطوح پایینتر القا میشود اما گروه‌ها قدرت کافی برای تصمیمگیری خودشان دارند و معمولا به بهترین نتیجهگیری بدون تایید از سوی ردههای بالاتر میرسند.
فاکتورهای تاثیرگذار در ساختار سازمانی
ساختار سازمانی با در نظر گرفتن فاکتورهای تاثیرگذار زیر طراحی میشود:
استراتژی: استراتژی یک دوره عمل را برای هدایت فعالیتهای سازمانی تعیین میکند. همچنین برای هماهنگ کردن منابع انسانی و فیزیکی برنامه‌ریزی میکند تا برای یک هدف مشترک انجام وظیفه کنند. استراتژی، پیش‌نیاز ساختار سازمانی است و همچنین از آن پیروی میکند.
تکنولوژِی: در فناوری تولید انبوه ، ساختار سازمان مکانیزه مناسب‌تر است در حالی که در فناوری تولید مکرر و یا تولید مقیاس کوچک، ساختار ارگانیک مناسب‌تر است. به این دلیل که تکنولوژی‌های تولید انبوه بر خلاف فناوری‌های تولید واحد، شامل استانداردسازی و تخصصی شدن فعالیت های کاری است.
افراد: افراد در شغل‌های متفاوت باید مهارت، دانش، و شایستگی انجام وظیفه های مربوطه را داشته باشند.
وظایف: به فعالیت‌هایی که توسط افراد انجام میشود تا برنامه‌های سازمانی را به واقعیت تبدیل کنند وظیفه گفته میشود. مشخصات هر وظیفه به این صورت است:
- تنوع مهارتی: خلاقیت و تنوع مهارت‌ها
- هویت وظیفه: اینکه یک محصول را به شکل کامل یا در قطعات مختلف تولید کنیم .
- اهمیت وظیفه: اهمیت وظیفه تاثیر در سلامت و زندگی افراد در بیرون و داخل سازمان دارد.
- استقلال : اینکه یک شخص خودش وظیفه ای را مشخص کرده است یا نه.
- بازخورد: اطلاعاتی است که افراد در مورد انجام موفقیت آمیز وظیفه خود دریافت می کنند
- تصمیمات: اینکه چه کسانی تصمیمات را اخذ میکند. مدیران رده بالا یا سطح پایین. و چگونه اطلاعات در جریان هستند؟
- سازمان غیررسمی: سازمان‌های غیررسمی برآمده از سازمان‌های رسمی هستند. ارزش‌های اجتماعی و فرهنگی، باورهای مذهبی و علایق شخصی اعضایی که گروه‌های غیررسمی را تشکیل می‌دهند، نمی‌توانند توسط مدیریت نادیده گرفته شوند.
- اندازه: با افزایش سایز شرکت، نیاز به خصوصی سازی و استانداردسازی و غیر متمرکز شدن شغل نیز بیشتر میشود
- محیط: عوامل خارج از سازمان مثل مشتریان، پشتیبان‌ها و غیره
- درک مدیریتی: سازمان‌هایی که مدیران ارشد زیردستان خود را کارآفرینانی فعال، پویا و با استعداد می‌دانند، ساختار ارگانیک را ترجیح می‌دهند، اگر نظر منفی نسبت به زیردستان داشته باشند، ساختار سازمانی مکانیکی را ترجیح می‌دهند.
طراحی ساختار سازمانی را از کجا آغاز کنیم؟
اکنون که می‌دانید ساختار سازمانی چیست و چه فاکتورهایی در ایجاد آن موثر هستند، قدم بعدی طراحی ساختار سازمانی است. پروسه انجام طراحی و یا تغییر شکل ساختار سازمان را به صورت زیر شرح دادیم:
- برای آینده برنامه ریزی کنید: از خودتان بپرسید مقصد شرکت کجاست؟ چه کاری می‌خواهید انجام دهید که تا کنون موفق به انجام نشده‌اید تا جایی که می‌توانید به آینده دور بیندیشید. برنامه دورنگری سازمان را برای شرکت‌های جدیدتر 3 تا 5 سال آِینده برای سازمان های تاسیس شده، 10 سال یا بیشتر در نظر بگیرید.
- گذشته را در نظر بگیرید: با توجه به نحوه همکاری تیم‌ها و بخش‌ها با یکدیگر، به این بیندیشید چه مراحلی به خوبی پیش رفته است و چه اموری به مشکل برخوردند.
- ساختار سازمانی خودتان را بسازید: ساختار سازمانی را بدون درنظر گرفتن نامی تشکیل دهید. تمرکزتان فعلا باید بر بهینه ترین و کارآمدترین گردش کار، دستیابی به اهداف تجاری و خدمت رسانی به مشتریان باشد. کارکنانتان را می‌توانید از روی وظیفه کاری، ناحیه‌ای، یا خطوط تولید تقسیم‌بندی کنید. سازمان می‌تواند عمودی، سلسله مراتبی، مسطح یا ماتریسی باشد. با استفاده از نرم‌افزار برنامه‌ریزی نمودارهای سازمانی مبتنی بر داده بسازید، دیدی پویاتر و تعاملی تر از شرکت خود به دست آورید. تغییرات خود را در زمان واقعی مشاهده کنید بنابراین تصمیمات آگاهانه تری بگیرید.
- جایگاه افراد را پر کنید: اگر سازمان تاسیس شده‌ای با کارمندان دارید وقت آن رسیده که اسامی آنها را اضافه کنید. هرچند که سخت است ولی لازم است تصمیم بگیرید که کارمند قبلی برای نقش تعریف شده جدید مناسب است یا نه. کارمند باید سطح مهارتی لازم را برای اجرای امور و همچنین میل به انجام آن وظیفه داشته باشد.
- تعادل بین استقلال و مسئولیت را حفظ کنید: مهم نیست که کارکنان در چه سمتی در ساختار سازمانی قرار می‌گیرند، به آنها به نسبت برابر استقلال و مسئولیت بدهید. در غیر اینصورت باعث ایجاد حس محدودیت و ناامیدی میشود و انگیزه ادامه کار را از آنها می‌گیرد.
- معیارها و اطلاعات کارکنان را کامل کنید: معیارهای کلیدی را در نمودار سازمانی خود بگنجانید تا تصویری جامع از فردی که در هر نقش مشخص شده است به شما ارائه دهد. این معیارها می تواند شامل رتبه های دوره تصدی و عملکرد باشد. فاکتورهای پرخطر را از بین ببرید. مثلا ممکن است کارمندی داشته باشید که سمت ایشان با حقوقش هماهنگ نباشد. سرنوشت ایشان ممکن است به ترک شرکت بینجامد. نوع همکاری هر کارمند را بشناسید: وفادار، سخت‌کوش، حمایت‌کننده، مسئولیت پذیر، مستقل و غیره برنامه ریزی جانشینی داشته باشید تا بتوانید دریابید که در صورت ترفیع یا ترک کارمند دیگری، کدام کارمندان می توانند نامزدهای خوبی برای تصدی یک نقش باشند.
- مدیریت اجرایی قوی برای کارکنان داشته باشید: به طور مداوم در طول سال وضعیت کارکنان را بررسی کنید. تا دفعات به روز رسانی ساختار خود را کاهش دهید. این همچنین به جلوگیری از خطر نفخ سازمانی کمک می کند، که نشان دهنده تحمل افراد ضعیف و رضایت از وضعیت است.
- سالانه ساختار سازمانی خود را دوره کنید. این کار به مرتبط بودن و برنامه ریزی برای 12 ماه بعدی کمک میکند. ساختار شما باید یک زندگی تکاملی داشته باشد، نه یک زندگی ایستا
می‌توانید با شرکت در دوره MBA و دوره DBA نحوه طراحی ساختار سازمانی و در کل مطالب بالا را به صورت دقیق‌تر و کامل‌تر در کنار دیگر نکات مدیریتی، فرا بگیرید.
سخن پایانی
قبل از شروع یک کسب و کار و تجارت، با آگاهی از روش درست مدیریتی به پیشرفت حرفه خود کمک می‌کنید. لازمه این کار درک و انتخاب درست ساختار سازمانی است.و برای اینکه بدانید ساختار سازمانی چیست باید مواردی مانند زنجیره فرمانی، متمرکز بودن، مسطح یا سلسله مراتبی بودن ساختار و غیره را در سازمان خود در نظر بگیرید. ساختارها از حرفه‌ای به حرفه دیگر متفاوتند. با توجه به نیاز سازمان یا تیم به گروه بندی کارکنان پرداخته و اقدامات لازم را انجام دهید.
سوالات متداول
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی به سیستمی گفته میشود که چگونگی هدایت برخی فعالیتهای خاص از جمله قوانین، نقشها، و مسئولیتها را مشخص میکند تا به اهداف سازمان دست پیدا کند.
انواع ساختار سازمانی چیست؟
- ساختار وظیفه‌ای(Functional organizational structures)
- ساختار تقسیمی یا چند قسمتی (Divisional structures)
- ساختار مسطح (flatarchy or flat)
- تیمی (project team)
- ساختار ماتریسی (matrix structure)
- ساختار مدور (Circular structure)
- ساختار شبکه ای (network structure)
فاکتورهای تاثیرگذار در طراحی ساختار سازمانی چیست؟
استراتژی، تکنولوژِی، افراد، وظایف، تصمیمات، سازمان غیررسمی، سایز، محیط، درک مدیریتی
تفاوت بین ساختار سازمانی متمرکز و غیر متمرکز چیست؟
در سیستم سازمانی متمرکز، مسئولیتهای همه افراد بسیار واضح است. وظایف زیردستان انجام وظیفه با راهنمایی مافوق میباشد.کارکنان استقلال و اختیار تصمیمگیری ندارند اما در ساختار غیرمتمرکز، همه کارکنان وگروهها قدرت کافی برای تصمیمگیری خودشان دارند و معمولا به بهترین نتیجهگیری بدون تایید از سوی ردههای بالاتر میرسند.