دوره دفاتر رسمی

 با شرکت در دوره دفاتر رسمی با تعریف دقیق دفتر اسناد و وظایف و مسئولیت های آن آشنا می شوید. درواقع دفتر اسناد به دفترخانه یا محضر که به عنوان یک نهاد مدنی برای تنظیم حرفه‌ای عقدها و قراردادها و ثبت رسمی اسناد است گویند. گرچه این سازمان وابسته به قوه قضائیه است اما بصورت مجزا و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود. دفتر اسناد رسمی یک مرکز حقوقی و مدنی است که واسطه بین حاکمیت و شهروندان است، اصلی ترین کار این نهاد فراهم آوردن و  ضمانت کردن امنیت حقوقی و اقتصادی کل جامعه‌است. این نهاد دارای مسئولیتی غیروابسته از دولت و قوه های حاکم است و با مرتب سازی دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع اختلافهای بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارند. کمک به تأمین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت تملک شهروندان بر اموال و دارائیهای خود و رسمی دانستن عقدها و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از کارهای این نهاد است .
انتظام رابطه های ما بین افراد از جمله حقوق اساسی افراد یک ملت است. دفترخانه‌ها پیوستگی بسیار نزدیک با حقوق خصوصی افراد دارند. فعالیت برجسته درون یک دفترخانه شاخص بر اصلهای حاکم بر قراردادها و تعهدات می‌باشد. بنظر می‌رسد، هدف از تأسیس دفاتر اسناد رسمی سامان دهی و تنظیم روابط مالی مردم و تکریم حقوق قانونی آنان در قراردادهای خصوصی و بهره‌مندی آنان از مزایای قانونی دادوستدهای سالم و حفظ مواردی از قبیل حق بهره‌مندی از مالکیت خصوصی باشد. مدل تنظیم روابط حقوقی میان اشخاص از مهمترین دل واپسی ‌های این فعالیت است.

پیشینه
محضرداری جایگاهی فقهی در ایران دارد. هرچند باستناد قاعده «إنّما یحلّل الکلام و یحرّم الکلام» اهمیت کتابت مورد چالش قرار گرفته شده‌است و طبق این نقل فقط کلام باعث تحلیل و تحریم است و تا کلامی نباشد بیع، نقل و انتقال، تحلیل یا تحریمی صورت نمی‌پذیرد ولی این در حالی که است که در نص آیات قرآن بر کتابت تأکید فراوان شده‌است.مطالعه این نهاد برای شناخت ارتباطات حقوقی و روابط اقتصادی در جامعه ایرانی قبل از مشروطه و چگونگی ظهور نهادهای نوین حقوقی و سیاسی و پیچیدگی ساختار قدرت در جوامع سنتی همچون ایران ضروری است .محاضر شرع نهادهایی حقوقی و دینی بودند که پیش از مشروطیت و تا اندکی پس از آن به تنظیم روابط حقوقی عامه مردم می‌پرداختند.

این نهاد جدای از حاکمیت بود و اختیارات و صلاحیتهای محاضر، از حکم پادشاه نشئت نمی‌گرفت. صاحبان محضر علماء و مجتهدینی بودند که تخصص و مرجعیتشان محل تردید نبود و هویت دینی و شخصیت اجتماعی آنها به نوشته‌هایشان اعتبار می‌بخشید. آنها بواسطه ریشه‌هایی که در فرهنگ سنتی و دینی ایران داشتند، قدرت و اعتبار خود را بر حکومت و نهادهای ناشی از قدرت عمومی تحمیل می‌کردند. در عین حال در تعاملی مثبت و فعال با حاکمیت قرار داشته و در کنار حاکمان ایفای نقش می‌نمودند.جریان نوسازی سیاسی در ایران با جدیت بدنبال تفکیک نهاد قدرت از نهاد مذهب بود، ولی تا زمان ورود قشر تحصیلکرده، تصدی بسیاری از پستها و کرسیها بویژه در نهادهای قضایی و قانونگذاری همچنان در انحصار مجتهدان ولو در لباس جدید باقی ماند.

سردفتر
اداره کارهای دفترخانه برعهده فردی است که بر اساس پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با کسب رضایت مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران مشخص شده و سردفترتلقی می‌شود.

دفتریار
همه دفترخانه ها به جز  یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد و دفتریار آن نامیده می‌شود می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به درخواست سردفتر و برای ابلاغ رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک ایران و با اختیارات از طرف رئیس قوه قضائیه ایران و بر اساس مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی تعیین می‌شود. دفاتری که در محضر مجتهدین باشند از داشتن نماینده اداره ثبت معاف می شوند.

سندنویس
سندنویسان همان «محررین» هستند و این شغل یکی از مهمترین سمتها در یک دفترخانه است.

دفترنویس
دفترنویس یا «ثبّات» کارکنانی بودند که متن اسنادی که متون اسناد تنظیمی را در دفتر سردفتر ثبت می‌کردند و این دفاتر به امضای متعهدین و سردفتر و دفتریار می‌رسید. از سالهای ۱۳۹۲ تا سال ۱۳۹۵ و سالهای پس از آن با راه اندازی سامانه ثبت الکترونیک اسناد به تدریج این شغل از تشکیلات دفاتر اسناد رسمی حذف گردید.
وظایف
تنظیم و رسمیت بخشیدن به عقود و قراردادها
تایدد صحت امضاها.
وصول برخی از درآمدهای دولت.

نظارت بر دفاتر اسناد رسمی
دفاتر اسناد رسمی از طریق سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد واملاک، اداره کل ثبت استان‌ها، وزارت امور اقتصادی و دارایی و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران به طور مرتب بازرسی می‌شوند. یعنی یکی از بیشترین نظارت‌ها در بین تمامی دستگاه‌ها بر این صنف اعمال می‌شود. در این رابطه برای جلوگیری از هرگونه مشکل و بروز تخلف، طرفین معامله می‌توانند انجام قانونی امور و رسید هزینه‌های مجاز و مصوب ثبت مورد معامله را از سردفتران طلب کنند. اگرچه که محضرداران از مسولیت سنگین اسناد تنظیمی و پاسخگو بودن در برابر کلیه مراجع قضایی برای اسناد بشدت دلگیرند با این وجود برخی از دفاتر برای جذب درآمد تخلفات را انجام می‌دهند.

دفاتر اسناد رسمی و اعتماد مردم
بنقل از احمد مهدوی دامغانی سردفتر بازنشسته و رئیس کانون سردفتران اسناد رسمی و استاد دانشگاه تهران و استاد دانشگاه هاروارد آمریکا از جمله آفت‌ها و آسیب‌های این شغل در درجه اول حرص، حرص مال و مال اندوزی می‌باشد. حرص. مال دوستی. زیاده طلبی. دفاتر اسناد رسمی علی‌رغم رقابت صنفی شدیدی که بایکدیگر دارند، در جلب اعتماد مردم تا حدودی موفق بوده‌اند. بسیاری از سردفتران دارای تحصیلات عالیه و عضو هیئت علمی دانشگاه‌های ایران بوده و تالیفات و مقالات زیادی دارند. اعتمادی که حاکمیت ایران به دفاتر اسناد رسمی دارد، به دلیل اعتماد مردم در طول سال‌های متمادی به این دفاتر بوده‌است. برخی از مردم تصور می‌کنند که در دفترخانه خیالشان از هر نظر راحت خواهد بود و حتی برای حل مسائلی که مربوط به دفاتر اسناد رسمی نیست، مثل مسائل خانوادگی، سردفتران را امین و مشاور خود می‌دانند

آماری برای اینکه چه میزان از اختلافات مردم در دفاتر اسناد رسمی حل می‌شود وجود ندارد، زیرا سردفتر نه آن را ثبت می‌کند و نه حق‌الزحمه‌ای برای انجامش می‌گیرد. دشتی اردکانی معتقد است، به خاطر امانتداری دفاتر است که مردم به آن‌ها مراجعه می‌کنند. او مدعی است که هر دفترخانه در ایران در هر ماه حداقل یک اختلاف را حل می‌کند و نمی‌گذارد به محاکم قضایی برسد.

امنیت حقوقی در حوزه سند رسمی بر دو محور استوار است: ۱- حمایت‌های قانونی از اسناد رسمی و ۲- استحکام فنی و علمی اسناد رسمی. این حمایت‌ها در قوانین مختلفی از جمله قانون مدنی، قانون ثبت اسناد و املاک، قانون اجرای احکام مدنی به وضوح دیده می‌شوند

به دلیل اعتمادی که نسبت به دفاتر اسناد رسمی وجود آمده‌است، گاهی مشاهده می‌شود که مردم در دفتر اسناد رسمی و با در خواست خودشان، اسناد را نخوانده و حتی سفید و ننوشته، امضا می‌نمایند. بگفته محسنی‌اژه‌ای مردم تنها برای امضاء به محل دفترخانه مراجعه می‌کنند ولی باید آنقدر فرهنگ‌سازی شود که مردم تمامی اسناد خود را قبل از امضاء و تحویل بخوانند.

گزینش سردفتران
نوشتار اصلی: سردفتر
شرایط و نحوه گزینش سردفتران اسناد رسمی در قوانین حاکم در زمان حکومت دودمان پهلوی بگونه‌ای بود که برای تحصیلات دانشگاهی، تجربه کاری و خصوصاً برای تحصیلات حوزوی اعتبار قائل شده بودند. افرادی که می‌خواستند خود را کاندیدای شغل سردفتری نمایند باید دارای گواهی اجتهاد یا حداقل تحصیلات دانشگاهی یعنی مدرک لیسانس آن زمان در رشته حقوق قضایی را دارا باشند و در صورت دارا نبودن شرایط فوق باید سابقه سالها معاونت در دفاتر اسناد رسمی را داشته باشند که این قوانین هنوز هم در حکومت فعلی ایران در حال اجرا می‌باشد. در شرایطی که در اثر بازنشستگی یک سردفتر جانشین سردفتر دیگری می‌شود معمولاً سردفتر جایگزین با مشاوره و پیشنهاد سردفتر قدیمی که در شرف بازنشستگی است یا با پیشنهاد ورثه سردفتر متوفی پس از جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران و موافقت قوه قضاییه نصب می‌شود.

مراحل تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی
۱- احراز هویت.
۲- احراز اهلیت.
۳- احراز اصالت و اعتبار مستندات سند.
۴- احراز انجام مقررات قانونی و انجام مکاتبات لازم و اطمینان از عدم منع قانونی تنظیم سند.
۵- وصول حق‌التحریر، حق‌الثبت و سایر حقوق دولتی.
۶- تنظیم اوراق سند و تأیید آن توسط متعاملین.
۷- ثبت سند در دفتر سردفتر و تصدیق مطابقت سند و ثبت دفتر توسط متعاملین.
۸- تأیید صحت ثبت و هویت متعاملین با امضای سردفتر ذیل ثبت دفتر و حاشیه سند.
۹-امضای دفتریار و مهر دفترخانه ذیل ثبت دفتر و در حاشیه سند.

موانع موجود برای تنظیم اسناد رسمی
در کشور ایران موانع ایجادشده بر سر راه تنظیم سندرسمی موجب رویگردانی مردم از تنظیم اسنادرسمی شده‌است. این مشکلات زمینه‌ساز دعوی و باعث افزایش حضور مردم در محاکم و مراجع قضایی است.برای تنظیم رسمی اسناد استعلامات متعددی نیاز است. بگفته موسی قربانی معاون قضایی دیوان عدالت اداری از جمله دلایلی که مانع مراجعه مردم برای تنظیم اسناد بصورت رسمی در دفترخانه‌ها می‌شود، این است که دولت اسناد رسمی را به عنوان وسیله‌ای برای وصول مطالبات خود قرار می‌دهد. یکی از مطالبی که بعنوان مانع در کتابت معاملات مردم مطرح هست تبدیل شدن سند رسمی برای دولت به «سر گردنه» است؛ یعنی به فردی که می‌خواهد سندش را منتقل کند می‌گویند برو از دارایی و ادارات دیگر برگه بگیر. در واقع دولت زورش نمی‌رسد مطالبات خود را وصول کند و سرگردنه را می‌گیرد. بنظر موسی قربانی دولت اسناد رسمی را بعنوان راهکاری برای جبران بی عرضگی دستگاه‌های دیگر قرار داده‌است.

این دوره شامل 8 ساعت فیلم آموزشی و 85 صفحه محتوی متنی می باشد.